Portaria

DA SESSÃO PÚBLICA 7.4. Caberá à agência responsável pela ação informar formalmente ao MCOM quando a estimativa de valor para o fornecimento de bens ou serviços especializados ultrapassar o montante de 0,5% (cinco décimos por cento) do valor global atualizado do contrato. 7.4.1. Neste caso, a(s) agência(s) responsável(is) pela ação de publicidade elaborará(ão) o briefing de produção, com aprovação prévia da área técnica responsável da ASCOM, e escolherá(ão), com base em critérios técnicos, no mínimo 3 (três) fornecedores, pessoas físicas ou jurídicas, a fim de proceder a coleta dos respectivos orçamentos em envelopes fechados, que serão abertos em Sessão Pública, nos termos do § 2º, do art. 14, da Lei nº 12.232, de 2010. 7.4.2. Os procedimentos referentes à Sessão Pública para a abertura dos envelopes de orçamentos de bens ou serviços especializados, previstos no § 2º, do art. 14, da Lei nº 12.232, de 2010, não se confundem com os atos públicos decorrentes dos procedimentos de uma licitação previstos na Lei nº 14.133, de 2021. 7.4.3. Excepcionalmente, a Sessão Pública de que trata o subitem 7.4.1 poderá ser realizada em formato virtual, quando a ação de publicidade for caracterizada como emergencial ou urgente, desde que haja justificativa expressa da área técnica responsável e aprovação do(a) Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social. 7.4.3.1. Para os fins do subitem 7.4.3, considera-se: I - emergencial: a ação cuja não realização imediata possa comprometer relevante interesse público, a continuidade de política pública, serviço ou programa governamental, ou a adequada resposta institucional do MCOM; e II - urgente: a ação que demande adoção de providências em prazo exíguo, incompatível com a realização tempestiva da Sessão Pública presencial, sem prejuízo ao atendimento dos objetivos de comunicação. 7.4.3.2. A realização da Sessão Pública em formato virtual deverá assegurar, no que couber: I - a identificação dos participantes; II - o registro da data e do horário de abertura dos envelopes ou arquivos eletrônicos equivalentes; III - a integridade, a autenticidade e a confidencialidade das propostas até o momento de sua abertura; IV - a transparência do procedimento; V - o registro em ata e, sempre que possível, a gravação da sessão; e VI - a juntada aos autos de todos os documentos e registros produzidos no procedimento. 7.4.3.3. A adoção do formato virtual não afasta a observância dos demais requisitos legais e procedimentais aplicáveis à Sessão Pública, especialmente quanto à seleção técnica dos fornecedores, à obtenção dos orçamentos e à formalização dos atos no processo administrativo correspondente. 7.4.3.4. A realização da Sessão Pública em formato virtual deverá ocorrer em plataforma institucional previamente definida pela ASCOM, assegurando registro, rastreabilidade, integridade dos atos e, sempre que possível, gravação da sessão. 8. DA COMPROVAÇÃO DE PEÇAS E SERVIÇOS 8.1. Com vistas ao ateste da conformidade de produção, a agência deverá encaminhar à Coordenação-Geral de Comunicação Social, preferencialmente por meio do respectivo processo no SEI! e, quando cabível, por correio eletrônico institucional, o comprovante de execução do serviço, composto por: I - exemplar da peça/serviço produzidos; e II - comprovante/protocolo de entrega do material, ou conforme o caso, o número da veiculação correspondente, constantes no Plano de Mídia - SEI!. 8.2. O ateste eletrônico de conformidade de produção e o comprovante de execução de serviço/peça deverão constar do respectivo processo de execução da demanda no SEI!, contendo: I - se a peça/serviço foi produzida/realizado de acordo com o leiaute/roteiro e as especificações técnicas aprovadas; e II - assinatura com identificação do responsável no órgão/entidade demandante, ou do servidor da ASCOM responsável pela homologação/aprovação da especificação técnica do serviço, e número da peça e/ou serviço. 8.2.1. Nos casos de peças/serviços em formatos eletrônicos e digitais, o ato de ateste confirmará o recebimento do material pelo MCOM. 8.2.2. Caso haja alteração entre a especificação técnica autorizada e o serviço executado, as áreas responsáveis pela Especificação Técnica e aprovação do preço deverão ser comunicadas para avaliação e manifestação formal. 8.3. No caso dos serviços intermediários, isto é, serviços ou produtos utilizados na confecção dos serviços finais, a agência deverá apresentar, sem ônus ao Departamento responsável pelo ateste, os seguintes documentos que comprovem: I - o recolhimento da contribuição Condecine: boleto gerado pela produtora no ato do registro, cópia do comprovante de pagamento e comprovante de registro; II - a cópia física de material para veiculação: protocolo original de entrega da mídia no veículo; III - o envio via link: comprovante de veiculação da emissora ou comprovante de recebimento do material pela emissora; IV - a geração: comprovante de veiculação da emissora; V - a taxa "Express": comprovante de entrega do material após o horário estipulado e o comprovante de veiculação da emissora; e VI - os serviços de entrega de conteúdos digitais e de gerenciamento de campanhas on-line: relatório da empresa prestadora dos serviços. 8.3.1. Nos casos de erros no envio de material publicitário, pela agência ou por fornecedores por ela contratados, que prejudiquem a correta veiculação conforme programado, não haverá reembolso pelo MCOM dos custos dos serviços. 9. DA MÍDIA 9.1. DO PLANEJAMENTO DE MÍDIA 9.1.1. Nos procedimentos de Seleção Interna, o briefing de comunicação da Demanda contemplará as orientações necessárias para a(s) agência(s) elaborar(em) sua(s) proposta(s) de planejamento de mídia, sendo as dúvidas esclarecidas pela ASCOM, de acordo com a necessidade de comunicação, na reunião de briefing. 9.1.2. O planejamento de mídia deverá observar as premissas estabelecidas na Instrução Normativa SECOM/PR nº 2, de 14 de setembro de 2023, ou em norma que venha a substituí-la, bem como o planejamento estratégico da ação e os valores previstos para a Demanda. 9.1.3. O planejamento de mídia deve ser composto pelo Plano de Mídia e pela respectiva defesa, de acordo com o modelo padrão estabelecido na linha referencial. 9.1.3.1. Na defesa de mídia, devem estar contidos os objetivos, a estratégia e a tática de mídia, sendo observadas as seguintes recomendações: I - Objetivos de mídia: definição de variáveis que nortearão a programação de meios e veículos de comunicação e divulgação, tais como, alcance do público-alvo, frequência média e período ou continuidade de veiculação; II - Estratégia de mídia: proposição e defesa dos meios apropriados para o efetivo alcance dos objetivos de mídia, levando-se em consideração período, público-alvo, índices de penetração e afinidade dos meios, solução criativa e investimento para a realização da ação; e III - Tática de mídia: apresentação detalhada da estratégia de mídia, com a indicação e a justificativa dos critérios utilizados para a programação dos veículos; se necessário, as justificativas dos formatos, a defesa de programação, retrancas ou faixas horárias, quando for o caso, e ainda a justificativa dos períodos de veiculação. 9.1.3.2. A defesa de mídia deverá ser incluída no sistema SEI! para a composição do processo. 9.1.3.3. A estratégia deve estar coerente e limitada ao orçamento disponibilizado para distribuição de conteúdo. 9.1.4. Nas Seleções Internas exclusivas de linhas criativas, a ASCOM poderá encaminhar as orientações para elaboração do planejamento de mídia apenas para a agência detentora da proposta escolhida no processo de Seleção. 9.1.5. Nos casos de execução compartilhada de ação publicitária, as orientações para a elaboração do planejamento de mídia serão repassadas para as agências envolvidas no desenvolvimento da ação. 9.1.6. Em data previamente acordada, a(s) agência(s) apresentará(ão) a minuta do plano de mídia para avaliação da ASCOM, que poderá solicitar ajustes e melhorias. 9.1.7. Após finalização da minuta do plano de mídia, a agência deverá encaminhá-lo para conferência da Coordenação-Geral de Comunicação Social, mediante autorização da Chefia da ASCOM. 9.2. DA AUTORIZAÇÃO DO PLANO DE MÍDIA 9.2.1. A CGCS será responsável pela homologação da minuta do plano de mídia no sistema SEI!, sendo que cada minuta do plano de mídia receberá numeração sequencial de três dígitos, após o número da demanda gerado automaticamente pelo sistema. 9.2.2. O(a) assessor(a) responsável pela demanda irá gerar um parecer sobre a minuta do plano de mídia para aprovação do Coordenador(a)-Geral de Comunicação Social, podendo ser aprovado pelo respectivo substituto eventual formalmente designado. 9.2.3. A Autorização do Plano de Mídia dar-se-á pelo(a) Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social, no SEI!, após a aprovação pelo Coordenador(a)-Geral de Comunicação Social. 9.2.4. A versão inicial do Plano de Mídia se dará a partir da autorização do(a) Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social e aprovação do(a) Coordenador(a)-Geral de Comunicação Social. 9.2.5. Excepcionalmente, o Plano de Mídia poderá ser autorizado por meio eletrônico institucional para possibilitar o início das veiculações antes da submissão no SEI!, devendo a formalização ocorrer no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, com juntada integral dos registros e justificativas no processo correspondente. 9.2.5.1. Os Planos de Mídia autorizados deverão ser inseridos no SEI!, após o envio realizado pela agência, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, para formalização do processo de autorização, nos casos do subitem 9.2.5. 9.2.6. Caso haja "não encaixes", falhas e alterações será encaminhada pela agência, via e-mail, que será anexado ao processo no sistema SEI!, uma solicitação de revisão do Plano de Mídia autorizado. SISTEMA DE GESTÃO DE AÇÕES DE MÍDIA - MDIAWEB 9.2.7. Conforme disposto no subitem 6.6 deste Manual, o MidiaWeb será utilizado para o cadastramento, validação, acompanhamento e submissão dos Planos de Mídia à Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República - SECOM/PR, competindo à ASCOM: I - cadastrar a ação de mídia e preencher seus dados básicos; II - registrar a defesa de mídia e as veiculações correspondentes; III - assegurar a consistência e completude das informações antes da validação; IV - realizar a validação da ação no sistema, procedendo à correção de eventuais inconsistências ou pendências identificadas; V - efetuar a submissão da ação à SECOM/PR, observada a disponibilidade de saldo orçamentário e os requisitos formais do sistema; e VI - acompanhar a análise da ação, promovendo os ajustes necessários em caso de devolução ou exigência de complementação. 9.2.8. As alterações, complementações e ajustes realizados nos sistemas deverão ser devidamente registrados, de modo a assegurar a rastreabilidade das informações, o controle das versões e o acompanhamento do histórico da ação publicitária. 9.2.9. Os registros efetuados no SIREF e no MidiaWeb deverão guardar estrita consonância com os documentos formalizados no processo administrativo correspondente no SEI!, assegurando a integridade das informações, a transparência dos atos e a adequada instrução processual. 9.3. DAS COMPRAS DOS TEMPOS E/OU ESPAÇOS DE MÍDIA 9.3.1. Após a autorização do Plano de Mídia pelo(a) Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social e a autorização de reserva do espaço publicitário realizada pelo assessor da campanha, a agência providenciará a compra dos tempos e ou espaços junto aos veículos por meio da emissão dos Pedidos de Inserção (PI). 9.3.2. Os valores, formatos, programas e descontos informados nos PI encaminhados aos veículos devem ser idênticos aos aprovados previamente pelo(a) Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social no Plano de Mídia. 9.3.3. Caso alguma inserção ou formato planejado não esteja mais disponível no momento da compra, a agência poderá buscar novos espaços, datas ou programas disponíveis, desde que estejam em consonância com as estratégias do Plano de Mídia inicialmente aprovado, devendo todas as alterações ocorridas no Plano de Mídia ser submetidas, pela agência, à análise e aprovação da CGCS. 9.3.4. Caberá à agência responsável pela ação manter o Plano de Mídia atualizado mesmo após todas as alterações de espaços, formato, datas, programas, etc. 9.3.5. Caberá à agência responsável conservar a primeira versão do Plano de Mídia autorizado pelo MCOM para veiculação, bem como manter todos os documentos utilizados como subsídios para o desenvolvimento do planejamento autorizado. 9.4. DAS ALTERAÇÕES E REUTILIZAÇÕES DE VEICULAÇÕES 9.4.1. Após iniciadas as veiculações, é de responsabilidade da agência o acompanhamento das inserções junto aos veículos e detecção de falhas na veiculação, informando a CGCS caso ocorram alterações com relação à programação autorizada inicialmente. 9.4.2. As alterações solicitadas pela agência serão atestadas pela CGCS, bem como a rentabilidade inicialmente prevista no Plano de Mídia. 9.4.2.1. Após aprovação técnica da CGCS, as alterações serão registradas no SEI! e homologadas pelo respectivo assessor técnico. 9.4.3. Após o ateste e a validação das informações pela CGCS, as compensações, falhas e alterações encaminhadas pela agência poderão ser autorizadas pelo(a) Coordenador(a)-Geral de Comunicação Social, com base em subsídios do(a) assessor(a) responsável pela campanha e mediante anuência do(a) Chefe da Assessoria Especial de Comunicação Social. 9.4.4. Caberá a ASCOM a decisão sobre a utilização, ou não, dos valores não realizados em virtude de falhas na programação, observando o planejamento estratégico e tático inicialmente aprovado. 9.4.5. O valor do Plano de Mídia da ação após todos os encaixes, falhas e compensações, não pode ser superior ao montante incialmente aprovado na demanda, a menos que haja complementação de recursos com essa finalidade. 9.4.6. A versão intermediária do plano de mídia se dará a partir da inclusão de alterações, tais como: falhas e compensações e ajustes realizados pela agência. 9.5. DA FISCALIZAÇÃO DE MÍDIA 9.5.1. Previamente à contratação, a agência deverá encaminhar a relação dos meios, praças e veículos para os quais apresentará relatório de checagem de veiculação a cargo de empresa independente para fins do disposto no inciso V do subitem 11.7 e inciso III do subitem 11.10, e a(s) justificativa(s) para não apresentação do relatório relativamente às veiculações que não demonstrem essa possibilidade, na forma do subitem 11.11. 9.5.2. Como alternativa ao subitem 9.5.1, a agência poderá apresentar, conjuntamente, estudo prévio sobre os meios, praças e veículos para os quais será possível ou não a obtenção do relatório de checagem de veiculação a cargo de empresa independente. 9.5.3. O estudo de que trata o subitem 9.5.2 levará em conta os meios, praças e veículos habitualmente programados nos esforços de comunicação do MCOM, bem como as empresas e tecnologias disponíveis no mercado, com vistas à realização de negociação global entre as partes. 9.5.4. O relatório de checagem e/ou o estudo serão inseridos no processo da ação de publicidade e no processo específico no SEI! para o acompanhamento da execução contratual. 9.5.5. O resultado da negociação global entre as partes prevista no subitem 9.5.3 vigerá para os Planos de Mídia que vierem a ser aprovados em até 12 (doze) meses após a referida negociação global. Antes do término desse prazo, as agências poderão apresentar novo estudo, que vigerá durante os 12 (doze) meses seguintes e assim sucessivamente. 9.5.6. Se fato superveniente alterar significativamente as análises e conclusões do estudo mencionado no subitem 9.5.2, o MCOM solicitará novo estudo às agências e, em decorrência, poderá realizar nova negociação global e determinar seu novo período de vigência. 9.6. DA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE RESULTADOS DA CAMPANHA 9.6.1. O Relatório de Resultados da Campanha deve conter o detalhamento das veiculações realizadas, bem como o comparativo entre o Plano de Mídia veiculado e a estratégia prevista inicialmente, por meios. 9.6.2. No Relatório deve ser possível identificar se o planejamento previsto incialmente foi integralmente executado, bem como o detalhamento das alterações que houve entre as versões inicial e final do Plano de Mídia. 9.6.3. O Relatório de Resultados deve apresentar ainda a conclusão da agência acerca da veiculação realizada e os resultados alcançados. 9.6.4. A agência deverá cumprir os seguintes prazos estabelecidos para apresentação de resultados de campanhas: I - relatório de resultados de toda a ação - offline e online - até 30 dias após o término da última veiculação; II - entrega de dashboard (painel de acompanhamento do desempenho) - online: 3 a 5 dias úteis, de acordo com a complexidade da campanha; e III - relatório de resultados online: 8 dias úteis após o término da última veiculação. 9.6.5. A versão final do Plano de Mídia se dará após o término da campanha e quando houver a comprovação de veiculação, bem como o processo de pagamento realizado. 9.7. DO ENVIO PARA LIQUIDAÇÃO DAS DESPESAS 9.7.1. Para instruir análise da documentação com vistas à liquidação de despesa, o ato de autorização dos Planos de Mídia deverá conter as seguintes informações: I - nome de fantasia; II - nome empresarial e CNPJ dos veículos e/ou dos fornecedores de formas inovadoras de comunicação; III - forma de compra e quantidade; IV - formatos; V - descrição dos valores negociados (art. 15 da Lei nº 12.232/2010); e VI - relação de meios, praças e veículos/fornecedores. 9.7.2. O ato de autorização deverá conter declaração de que o Plano de Mídia foi aprovado com base nas tabelas de preços aplicáveis ou no modelo de negócio correspondente, observadas as negociações promovidas pelo MCOM, e de que sua conformidade foi verificada pela CGCS. 9.7.3. No caso de ocorrência de "não encaixes", falhas e alterações para pagamento, deverá ser observada a versão atualizada do Plano de Mídia, disponível no SEI!. 9.7.4. Caso ocorra divergência entre o ato de autorização de mídia e a documentação do veículo/fornecedor, a agência encaminhará justificativas à área técnica responsável pela mídia para avaliação e aprovação, com posterior encaminhamento à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas. 10. DO RECEBIMENTO DE MATERIAL PUBLICITÁRIO 10.1. O material publicitário que envolva controle de estoque será encaminhado pelas agências ao MCOM, por meio de Nota Fiscal, e seu recebimento e guarda estará a cargo da ASCOM. 10.1.1. Os documentos de entrega deverão conter a especificação e a quantidade do material. 10.1.2. O material entregue será recebido por servidor da ASCOM responsável pela condução da ação de comunicação publicitária, mediante a apresentação da nota fiscal ou outro documento equivalente que comprove a entrega, com assinatura de ateste de recebimento e declaração de conferência do material recebido. 10.2. Os materiais de utilização imediata pela área demandante e os que tenham endereçamento previamente definido serão entregues pela agência ao destinatário determinado pela ASCOM e deverão ser recebidos por servidor devidamente identificado, que atestará seu recebimento no documento comprobatório. 10.2.1. Nos casos em que o material for destinado à veiculação, poderá ser entregue diretamente aos veículos constantes no Plano de Mídia autorizado. 10.2.2. A agência executora será responsável pelo encaminhamento das notas fiscais e comprovantes de entrega à ASCOM. 10.3. No ato de recebimento do material, o responsável deve verificar a regularidade do documento de entrega, bem como a correspondência entre o material entregue e o que foi contratado, mediante consulta à ASCOM, se necessário. 10.3.1. A divergência entre o material contratado e o entregue não impede seu recebimento, desde que seja possível avaliar, de imediato, que a diferença não traz prejuízos à Administração ou que poderá ser suprida sem ônus. 10.3.1.1. Nesse caso, o responsável pelo recebimento deverá fazer constar do comprovante de entrega a não conformidade do material. 10.4. Os comprovantes de entrega do material recebido pela ASCOM, responsável pela condução da ação de comunicação publicitária, serão juntados ao processo correspondente. 10.5. A ASCOM deverá manter registro formal de controle dos recebimentos efetuados no MCOM, da distribuição e do estoque dos materiais recebidos, do qual devem constar a descrição, a quantidade, a origem e a destinação. 11. DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA 11.1. A liquidação de despesa consiste na verificação do direito adquirido pelas Contratadas, com base na verificação conjunta a ser realizada pela área de conformidade documental e pelo ateste do Gestor, a fim de viabilizar a autorização do pagamento por parte do Ordenador de Despesas. 11.2. Na emissão da documentação fiscal, a agência orientará os fornecedores e veículos a observarem: I - quanto à produção: além da documentação de faturamento, deverá ser emitida nota de simples remessa ou recibo para cada entrega, quando se tratar de produto entregue em parcelas; e II - quanto à veiculação/execução de formas inovadoras de comunicação: a) a documentação fiscal do veículo/fornecedor deverá, preferencialmente, registrar prazo de pagamento contra apresentação, sem estabelecer vencimento; b) a documentação fiscal do veículo/fornecedor, deverá ser discriminado o número do Pedido de Inserção (PI) ou documento equivalente da agência e o valor faturado a receber pela veiculação/execução contratada, com a discriminação do valor correspondente ao desconto de agência, quando couber; e c) as notas fiscais/faturas que constarem outras informações além do número do PI estarão sujeitas à devolução, caso seja verificado inconsistência nos dados. 11.3. No caso de veiculações divergentes das autorizadas, que gerem alterações de valores, a agência deverá encaminhar documento intitulado "pós-veiculado", que representa um espelho do PI contendo as inserções efetivamente realizadas. 11.4. À área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, caberá o recebimento e o exame da documentação digital de cobrança, isto é, da nota fiscal emitida pela agência em valor correspondente aos bens ou serviços executados por fornecedores ou veículos e à remuneração a ela devida, se houver, acompanhada da documentação fiscal/fatura do fornecedor ou do veículo, do PI ou de documento equivalente, do documento de comprovação de execução do serviço ou da veiculação e do comprovante de entrega, quando couber. 11.5. Deverá ser observado o disposto no art. 16 da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012, na emissão de documento de cobrança a ser encaminhado ao MCOM pela agência. 11.6. As notas fiscais emitidas pela agência devem conter a seguinte declaração, assinada por funcionário da agência responsável pela documentação: "Atestamos que todos os produtos/serviços descritos no presente documento, prestados por fornecedores de serviços especializados e/ou por veículos de comunicação, foram entregues/realizados conforme autorizados pelo MCOM, sendo observados ainda os procedimentos previstos no contrato quanto à regularidade de contratação e de comprovação de execução.". 11.7. Na análise da documentação necessária à liquidação de despesas, a área responsável pela conformidade documental deverá observar o cumprimento das providências a cargo da agência responsável pela ação quanto à apresentação dos documentos de cobrança e respectivos comprovantes de execução dos serviços relativos: I - aos honorários da agência referentes à intermediação e supervisão de serviços especializados prestados por fornecedores; II - à produção e execução externa dos serviços especializados prestados por fornecedores; III - ao planejamento e execução de pesquisas e de outros instrumentos de avaliação e de geração de conhecimento sobre o mercado, o público-alvo, os meios e veículos de comunicação e divulgação nos quais serão difundidas as peças e ações publicitárias; IV - à criação e ao desenvolvimento de formas inovadoras de comunicação publicitária destinadas a expandir os efeitos das mensagens, em consonância com novas tecnologias; e V - à veiculação, nesse caso, acrescidos da demonstração do valor devido ao veículo, dos correspondentes PI e, sempre que possível, do respectivo relatório de checagem a cargo de empresa independente. 11.8. No processamento da liquidação de despesas, a área responsável deverá ter em conta que os pagamentos serão feitos, fora o mês de produção, veiculação ou execução do serviço, em até 30 (trinta) dias após a apresentação da documentação a que se refere o subitem 11.4. 11.9. Os documentos fiscais emitidos pela(s) agência(s) e pelo(s) fornecedor(es) e/ou veículo(s), o documento de comprovação de execução do serviço e o comprovante de entrega, quando couber, depois de verificados pela área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, serão juntados ao processo de liquidação e pagamento no SEI!. 11.10. No tocante à comprovação de veiculação, a agência deve apresentar, conforme cada meio de divulgação e sem ônus para o MCOM, os seguintes comprovantes: I - revista: exemplar original; II - jornal: exemplar ou folha - caderno contendo 4 (quatro) páginas - com o anúncio, da qual devem constar as informações sobre período ou data de circulação, nome do Jornal e praça; e III - demais meios: relatório de checagem de veiculação, a cargo de empresa independente, se não restar demonstrada perante o MCOM a impossibilidade de fazê-lo, nos termos do(s) contrato(s)que firmou com a(s) agência(s) de propaganda e do subitem 9.5 deste Manual. 11.10.1. Nos casos em que não constar no comprovante de que trata o inciso "II" do subitem 11.10 o nome da cidade de veiculação, deverá ser juntado ao processo, demonstrando que a cidade da veiculação foi verificada no momento da aprovação do cadastro do veículo. 11.11. Nos casos em que restar demonstrada, nos termos do(s) contrato(s) firmado(s) pelo MCOM com a(s) agência(s) de propaganda, a impossibilidade de obter o relatório de checagem, a cargo de empresa independente, a agência(s) deverá(ão) apresentar: I - TV, rádio e cinema: documento usualmente emitido pelo veículo (mapa ou comprovante de veiculação ou inserção ou irradiação e similares), do qual deve constar, pelo menos, identificação do veículo, nome da campanha ou peça veiculada, secundagem da peça, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação, praça de veiculação quando esta for diferente da sede do veículo, juntamente com a declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração, local, data, nome do programa (quando for o caso), dia e horário da veiculação; I.1 - como alternativa, a declaração prevista no inciso I do subitem 11.11, poderá figurar na frente ou no verso desse documento, mediante impressão eletrônica ou carimbo, desde que contenha, pelo menos, as informações previstas no inciso I do subitem 11.11. II - Mídia Exterior: II.1 - mídia Out Of Home: relatório de exibição fornecido pela empresa que veiculou a peça, de que devem constar as fotos, período de veiculação, local e nome da campanha, datado e assinado, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração; II.1.1 - Nos casos de Outdoor ou Outdoor social o relatório deve conter a geolocalização (latitude e longitude) dos endereços e as fotos devem ser do início e do fim da campanha e realizadas em ângulo aberto, de modo a apresentar referenciais da localidade. II.2 - mídia digital Out Of Home: relatório de exibição, datado e assinado, fornecido pela empresa que veiculou a peça, de que devem constar fotos por amostragem de, no mínimo 20% dos monitores/displays programados, identificação do local da veiculação, quantidade de inserções, nome da campanha ou peça veiculada, secundagem da peça, período de veiculação, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração; II.3 - veículos de som: relatório de veiculação, datado e assinado, fornecido pela empresa que veiculou a peça, com relatório de GPS e fotos de todos os veículos contratados com imagem de fundo que comprove a cidade em que a ação foi realizada, acompanhado de declaração de execução, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, firmada pela empresa que realizou a veiculação, da qual devem constar, pelo menos, nome empresarial e CNPJ da empresa, nome completo, CPF e assinatura do responsável pela declaração. Além disso, deverá ser encaminhada filmagem de aproximadamente 1 (um) minuto, de pelo menos 30% do total de veículos contratados. O vídeo deve conter imagens dos veículos de som, onde seja possível identificar nome da campanha, áudio da peça veiculada e local popular, que comprove a cidade onde foi realizada a veiculação. III - internet: relatório de gerenciamento fornecido por empresas de tecnologia e/ou relatório de veiculação emitido, sob as penas do art. 299 do Código Penal Brasileiro, pela empresa que veiculou a peça. 11.11.1. As formas de comprovação de veiculação não previstas nos incisos I, II e III do subitem 11.11 serão estabelecidas formalmente pelo MCOM, antes da autorização do respectivo Plano de Mídia. 11.11.2. No tocante à comprovação de execução de formas inovadoras de comunicação, a(s) agência(s)deve(m) apresentar, sem ônus para o MCOM, documento usualmente emitido pelo fornecedor de formas inovadoras de comunicação, do qual deve constar, pelo menos, identificação do fornecedor, nome completo, CPF e assinatura do responsável, local, data, nome da campanha e descrição/características do serviço executado, tais como: conteúdo distribuído, formatos, dinâmicas, quantidade, nome do canal (quando for o caso), dia e horário da execução, praça de execução, dentre outros. 11.12. A documentação de cobrança referente ao subitem 11.4 deverá ser encaminhada pelas agências ao MCOM somente no formato digital, por meio do upload dos arquivos como anexos das respectivas notas fiscais no SEI!. 11.12.1. Na digitalização da documentação de cobrança, a(s) agência(s) deverá(ão) observar os seguintes padrões: I - Nome do arquivo: NF (nº da NF) (nome da agência) - Exemplo: NF_10000_AGÊNCIA; e II - Formato e tamanho do arquivo: formato PDF (navegável) com no máximo 50MB. 11.12.1.1. Caso o tamanho do arquivo seja maior que 50 MB deverá ser desmembrado em dois ou mais arquivos. 11.12.1.2. Aos arquivos desmembrados deve ser acrescentada a terminologia "parte 1 de X", conforme o caso. Exemplo: "NF_10000_AGÊNCIA_parte 1 de 2" e "NF_10000_AGÊNCIA_parte 2 de 2". 11.12.2. Nos arquivos encaminhados, os documentos de cobrança deverão observar a seguinte ordem: I - nota fiscal da agência e seus anexos, inclusive cartas de correção ou glosa, quando houver; II - nota fiscal/fatura do fornecedor ou do veículo e seus anexos, inclusive cartas de correção ou glosa e declaração de optante pelo Simples Nacional, quando houver; III - documento de comprovação da execução do serviço ou da veiculação e comprovante de entrega, quando couber; IV - nos casos de veiculação em jornais e revistas, fotos da capa e da página com o anúncio, com medição nas bordas da peça, para possibilitar a aferição do tamanho do anúncio veiculado; e V - nos casos de veiculação ou execução, o Pedido de Inserção - PI, ou documento equivalente autorizado, e, quando couber, o pós-veiculado. 11.12.3. Nos casos de devolução dos documentos de cobrança, onde haja necessidade de substituição, exclusão ou inclusão de algum documento, a(s) agência(s) deverá(ão) gerar um novo arquivo com o mesmo nome acrescentando no final as expressões V1, V2, V3 etc., conforme número de ajustes. 11.12.3.1. Os documentos de versões anteriores à última enviada serão cancelados no SEI!. 11.13. A área responsável pela conformidade documental, necessária à liquidação de despesas, deverá observar que a(s) agência(s): I - não fará(ão) jus a nenhum ressarcimento dos custos internos dos serviços por ela(s) executados nem das despesas referentes ao serviço de planejamento e execução de pesquisas de pré-testes de campanha, peça e material publicitários por ela(s) executados; e II - não fará(ão) jus a honorários ou a qualquer outra remuneração incidente sobre os preços de serviços prestados por fornecedores referentes à produção e à execução de peça e ou material cuja distribuição proporcione a ela(s) desconto de agência. 11.14. Na análise da documentação para liquidação de despesa, a área responsável deverá obedecer a ordem cronológica das datas de exigibilidade das obrigações. 11.14.1. Na hipótese de devolução à(s) agência(s), a documentação será considerada como não apresentada para fins de contagem de prazo para a liquidação de despesa e pagamento. 11.15. Caso constate nos documentos de cobrança erro, irregularidade ou circunstância que impeça a liquidação da despesa, a área responsável pela conformidade para liquidação de despesas poderá devolvê-los à agência responsável, para as devidas correções, ou encaminhá-los ao Fiscal do Contrato com sugestão de glosa do que for considerada indevido, mediante manifestação das áreas intervenientes do MCOM, conforme o caso. 11.15.1. Na ocorrência de falhas diretas de veiculação, ou seja, nos casos em que o valor unitário ficar explícito no Pedido de Inserção (PI), a(s) agência(s) emissora(s) do PI apresentará(ão) à área responsável pela conformidade da liquidação de despesas o comprovante de veiculação e documento com a descrição das falhas e seus respectivos valores para abatimento do preço negociado no planejamento de mídia. 11.15.2. Exigir-se-á anuência expressa da área técnica responsável do MCOM nos casos não previstos no subitem 11.15.1. 11.16. Após verificada a conformidade dos documentos, de acordo com os subitens 11.2 a 11.15, a área responsável pela conformidade necessária à liquidação de despesas os juntará ao processo específico no SEI!. 11.17. A área responsável pela conformidade documental encaminhará ofício ao Fiscal do Contrato, informando a conformidade da documentação apresentada pela(s) agência(s) e solicitando manifestação quanto à regularidade dos serviços executados constantes das notas fiscais/faturas. 11.18. A área responsável pela conformidade necessária à liquidação de despesas incluirá no processo minuta de despacho para ateste das notas fiscais/faturas, que será disponibilizado através de "blocos de assinaturas" ao Fiscal e ao Gestor do Contrato, que se estiverem de acordo, assinarão o despacho, atestando as notas fiscais/faturas. 11.18.1. Nos casos em que o Fiscal do Contrato observar erro ou circunstância na documentação que impeça sua manifestação quanto à regularidade dos serviços executados, retornará o processo à área de responsável pela conformidade documental necessária à liquidação das despesas, solicitando devolução à contratada para os devidos ajustes e/ou esclarecimentos que se fizerem necessários. 11.19. Após o ateste das notas fiscais/faturas, a área responsável pela conformidade documental necessária à liquidação das despesas, registrará a data de ateste no SEI!, a fim de estabelecer a ordem cronológica de pagamento prevista no subitem 12.7. 11.20. A área responsável pela conformidade documental, após a liquidação das despesas realizada em conjunto com os Gestores, incluirá no processo minuta do despacho (em bloco de assinatura) para que o Ordenador de Despesas, estando de acordo, autorize o pagamento das despesas referentes às notas fiscais/faturas. 11.20.1. Após a autorização do pagamento das despesas, a área responsável pela conformidade documental encaminhará o processo à área financeira do MCOM para que seja providenciado o devido pagamento. 12. DO PROCESSO DE PAGAMENTO 12.1. Após o recebimento do processo, a área orçamentária e financeira do MCOM procederá ao cálculo da retenção de tributos e contribuições, prevista na Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, no Decreto nº 6.761/2009 e no Decreto nº 25.508/2005 SEF/DF para apurar o valor líquido a ser pago. 12.2. Apurado o valor líquido a ser pago, será feita a verificação da regularidade fiscal e trabalhista da contratada, mediante consulta on-line no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF. 12.2.1. A regularidade pode, ainda, ser comprovada pela apresentação das certidões comprobatórias, nos termos contratuais.